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La TGU en Seguridad

GUTs
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Mi último libro se trató sobre investigaciones de incidentes que ocurren en el trabajo. Al hablar con personas que lo habían leído y mientras seguía facilitando investigaciones de eventos graves, y mientras con frecuencia mencionaba en las sesiones de capacitación mi creencia de que las conversaciones que tenemos antes de un incidente deberían ser las mismas que tenemos después del incidente, comencé a inquietarme con una cierta idea: ¿Qué pasaría si pudiéramos proactivamente vacunar a los líderes contra los incidentes en el trabajo antes de que estos ocurrieran? ¿Qué pasaría si pudiéramos manipular el pensamiento, comportamiento y las rutinas de los líderes? ¿Qué pasaría si pudiéramos instalar anticipadamente todas las soluciones a los factores gatillantes de incidentes en el trabajo? ¿Qué pasaría si los líderes de nuestros respectivos lugares de trabajo tuvieran las habilidades, el conocimiento y la experiencia para garantizar que las cosas salieran bien, antes de tener que preocuparse por organizarlo todo después de un incidente? ¿Cómo sería eso?

Lo pensé mucho y llegué a la conclusión de que los diversas partes que afectan a la seguridad en el trabajo deberían tener una alineación subyacente. Las “diversas partes” a las que me refiero aquí son: el individuo, los líderes y el liderazgo, los sistemas que utilizamos y la cultura en el trabajo. La presente es la búsqueda de la Teoría de la Gran Unificación (TGU) que mantiene todo esto unido.

Durante mucho tiempo, los físicos han buscado la Teoría de la Gran Unificación que une las fuerzas fundamentales que mantienen a nuestro mundo unido. La Teoría de la Gran Unificación, en el mundo de la física, consiste en unir la fuerza nuclear fuerte, la fuerza nuclear débil y las fuerzas electromagnéticas bajo un mismo techo. El paralelo de esto con los temas de seguridad es que justamente tratamos de unir las cuatro áreas de interés que hemos descrito en este libro. Es decir, el individuo, el líder, el sistema y la cultura en el trabajo. La pregunta que intento responder aquí es la siguiente: En el mundo de la seguridad, ¿cuáles son las cosas simples, básicas y subyacentes que tenemos que hacer bien sí o sí?

Desde que Routledge publicó mi libro Simplicity in Safety Investigations en el 2017, he investigado en detalle más de cien libros y documentos de expertos en seguridad, algunos del pasado, otros del presente y unos pocos que apuntan hacia al futuro, para extraer de ellos información y datos que finalmente me ayudaron a solidificar mis ideas y pensamientos sobre la TGU en seguridad. También he tenido muchas conversaciones con profesionales y líderes en seguridad en los diversos países en los que trabajo.

Mi Teoría de la Gran Unificación en seguridad se puede describir de la mejor manera, mediante un conjunto de características, distinciones, atributos o rasgos individuales que abarcan a toda la fuerza laboral en todos los posibles niveles. Aborda cada una de las áreas mencionadas: el individuo los líderes y el liderazgo, los sistemas que utilizamos y la cultura en el trabajo. Se hace evidente en situaciones donde, impulsados por relaciones fuertes, todos:

• Comprenden el Por Qué
• Eligen una actitud en particular y luego actúan en consecuencia
• Adoptan un mentalidad abierta, que incluye estar dispuestos a aprender
• Tienen un alto nivel de comprensión y curiosidad en torno al WAD-WAN-WAI*
• Comprenden sus propias expectativas y las de los demás
• Escuchan generosamente
• Comprenden las limitaciones y el uso de la conciencia situacional
• Planifican tareas utilizando herramientas tales como el ETTO (principio de intercambio de eficiencia rigurosa), tienen inteligencia de riesgos y la cautela adecuada para la efectividad de los controles
• Controlan los riesgos
• Aplican un estilo de coaching no directivo a las interacciones
• Tienen un enfoque de desempeño resiliente para el desarrollo de sistemas
• Se preocupan por el fracaso
• Adoptan un enfoque de liderazgo auténtico cuando trabajan con otros

Usando lo anterior como un marco de referencia para el cómo se debe ser, pensar y comportarse, los individuos y los líderes de todos los niveles de la organización se verán impulsados internamente a establecer trabajos, procedimientos, sistemas, comportamientos, prácticas, procesos y rutinas que estén alineadas con dichos atributos. Es a través de su aplicación coherente e interrelacionada que se manifestará la cultura en el trabajo, se desarrollarán grandes sistemas, surgirán los comportamientos modelo de los líderes y los individuos prosperarán.

Es importante no tratar a la TGU en seguridad como una lista de verificación de cosas que aprender y hacer de memoria en un orden particular. Es mejor considerarlos como si fueran un sistema complejo. Es la interrelación, la integración, la combinación, la fusión y la mezcla de los trece atributos lo que los hará funcionar mejor, y lo que nos ayudará a garantizar que lo que hacemos aporta para que las cosas salgan bien.

En La TGU en Seguridad exploraré cada uno de estos atributos en detalle, hablaré sobre las barreras para su uso eficaz junto con algunas soluciones, presentaré algunas prácticas y rutinas de los líderes, analizaré cómo medir la efectividad de los atributos y ofreceré mi punto de vista sobre cómo usar los elementos de la TGU como marco para explorar y comprender los incidentes relacionados a la seguridad laboral.

Aquí hay un resumen de cada uno de los elementos de la TGU en seguridad:

Comprenden el Por Qué
Cuanto más comprendamos el Por Qué, más podremos ser nosotros mismos, y cuanto más podamos ser nosotros mismos, más eficaces seremos como seres humanos. Sentir, expresar, creer, preocuparnos y ocuparnos en nuestra autenticidad, potencia nuestra eficacia.

Eligen una actitud en particular y luego actúan en consecuencia
Una vez que hayamos despejado nuestro Por Qué, es decir, las razones por las que hacemos lo que hacemos, estaremos en mejor pie para poder elegir cómo reaccionar ante el trabajo que debemos emprender. Podemos elegir la actitud, que puede ser positiva o negativa. La elección que tomemos puede resultar en una gran diferencia en cómo percibimos la tarea en cuestión y cómo nos perciben los demás cuando emprendemos dicha tarea.

Adoptan un mentalidad abierta, que incluye estar dispuestos a aprender
Cuando tenemos la mente abierta, entendemos que podemos aprender, cambiar, adaptarnos, mejorar y, en general, seguir la senda que nos lleva a sacar lo mejor de cada uno de nosotros. Cuando tenemos una mentalidad cerrada, tendemos a sentirnos limitados, a que hemos llegado al máximo de nuestra capacidad, a que no hay nada más que debamos aprender, y que las cosas son como son ahora y punto. Exploraremos cómo ayudar a las personas a cambiar de una mentalidad fija a tener una mentalidad más abierta, que incluye estar dispuestos a aprender.

Tienen un alto nivel de comprensión y curiosidad en torno al WAD-WAN-WAI
Como líder, tendemos a tener opiniones sobre cómo se realiza el trabajo en nuestro área. A menudo, escribimos reglas, procedimientos, formas estandarizadas de hacer el trabajo, “sistemas de trabajo seguros”, etc., y luego, creemos que así es como efectivamente se está haciendo. En el mundo real, sin embargo, la manera en que el trabajo en realidad se hace (WAD) no siempre coincide con lo que pensamos que se está haciendo (WAI). A veces las personas ejecutan detalles de forma diferente a como lo hacen los demás y, a veces, la forma en que el trabajo se realiza normalmente por la mayoría del grupo (WAN) no coincide con lo establecido en el método o procedimiento escrito. Los líderes deben sentir curiosidad y estar atentos a las tres.

Comprenden sus propias expectativas y las de los demás
Todos tenemos expectativas, de nosotros mismos y de los demás. Debemos tener una visión compartida de cómo se pueden formar, compartir, comprender y traducir las expectativas en comportamientos y conversaciones. Como ejemplo en el libro, comparto mis ideas sobre las expectativas en relación a la creación, el uso y la administración de procedimientos. Es importante poder seguir atentamente procedimientos que sean precisos.

Escuchan generosamente
Escuchar es la habilidad más importante que un líder puede poseer: es un arte y una habilidad que se puede aprender y practicar. La escucha generosa se trata de prestar atención, tener curiosidad y enfocarse en la persona que uno está escuchando, en lugar de centrarse en lo que uno quisiera escuchar.

Comprenden las limitaciones y el uso de la conciencia situacional
Nosotros, como seres humanos, no somos capaces de supervisar todo lo que sucede a nuestro alrededor, simplemente no es posible. Decidir qué supervisar y cómo hacerlo es clave para hacer uso de la conciencia situacional. Es muy importante alinear modelos mentales antes, durante y después de cualquier actividad.

Planifican tareas utilizando herramientas tales como el ETTO (principio de intercambio de eficiencia rigurosa), tienen inteligencia de riesgos y la cautela adecuada para la efectividad de los controles
Todo el tiempo llevamos a cabo actividades que vinculan las ideas del ETTO, Inteligencia de Riesgos e Inquietud Crónica. Es esencial hacerlo para que las cosas resulten bien: de eso se trata la práctica de la planificación. La planificación es uno de los elementos básicos para lograr el entorno y las condiciones de trabajo seguras. Tenemos que lograr un equilibrio entre ser eficientes y rigurosos en todo, incluyendo la planificación.

Controlan los riesgos
Los riesgos se controlan gracias al equilibrio que se da entre las personas que tratan de tener en cuenta porqué hacen lo que hacen, cuál es el nivel de conciencia de la situación, cuál es su nivel de conciencia del riesgo, cuáles son sus modelos mentales, cuál es el aporte de cada uno a la planificación, qué medidas de control de riesgos van a elegir (jerarquía de control, por ejemplo), sus expectativas con respecto a las fallas, qué opciones de protección tienen y, por supuesto, qué herramientas y equipos, procedimientos y sistemas deben usar.

Aplican un estilo de coaching no directivo a las interacciones
El uso de un estilo claro de coaching en la gestión es una forma maravillosa de marcar una diferencia profunda y positiva para ayudar a las personas a sacar lo mejor de sí mismas.

Tienen un enfoque de desempeño resiliente para el desarrollo de sistemas
Una forma eficaz de crear sistemas idóneos y utilizables es aplicar la lente de la resiliencia sobre la creación del sistema a medida que uno lo va creando. Quiero transmitir la idea de resiliencia en su sentido positivo, así que para eso, he modificado un poco su definición, con la esperanza de no perder nada en términos del impacto: la Ingeniería de la Resiliencia tiene que ver con saber qué hacer cuando las cosas comienzan a alejarse del camino correcto, saber qué buscar o ser capaz de monitorear las cosas que deben estar en su lugar para garantizar que todo salgan bien, saber lo que sucedió y poder aprender de la experiencia, y saber qué esperar o poder anticipar los desarrollos futuros.

Se preocupan por el fracaso
Cuando las cosas van bien, los líderes deben preocuparse. Cuando las cosas no van tan bien, los líderes también deberían preocuparse. Los líderes no tienen porqué estar obsesionados con lo que podría salir mal, solo deben tener siempre presente la inquietud…

Adoptan un enfoque de liderazgo auténtico cuando trabajan con otros
El verdadero liderazgo eficaz, solidario, poderoso y robusto se trata de que las personas sean ellas mismas, ni más ni menos. El liderazgo consiste en establecer el contexto, la dirección, el propósito y el “por qué” del trabajo. El liderazgo se trata de ser auténtico, de ser quien uno realmente es, con sus historias, sus antecedentes, sus debilidades y sus fracasos. El liderazgo auténtico, basado en metas, con la verdadera intención de ayudar a los compañeros y a los equipos a sacar lo mejor de sí, es, sin duda alguna, el camino a seguir.

The GUTs of Safety (The working title of my upcoming book)

GUTs
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After a workplace safety incident, rather than spending time and resources trying to work out what went wrong and what we can learn about it, what if we focused on the few things that we MUST get right to create safety - the set of individual characteristics, distinctions, attributes or traits that can permeate through the workforce at all levels. A set of individual attributes that talk to each viewpoint of; the individual, leaders and leadership, the systems we use and the culture of the workplace? What could that look like? Read on...

My last book was all about workplace incident investigations. As I talked with people who read it and as I continued to facilitate serious incident investigations, and as I spoke often during training sessions about my belief that the conversations we have before an incident should be the same as the conversations we have after an incident, I became preoccupied with a thought: What if we could proactively give the vaccination against workplace incidents to leaders before we had an incident? What if we could tweak leaders’ thinking, behaviours and routines? What if we could front-end-load the remedies to drivers of workplace incidents? What if the leaders of workplaces had the skills, knowledge and expertise to make sure things went right, before having to worry about putting things in place after an incident? What could that look like?

I thought a lot about this and came to the conclusion that the various bits that impact safety in the workplace should have an underlying alignment. The ‘various bits’ I refer to here are the Individual, Leaders and Leadership, the Systems we use and the workplace Culture. This is the search for the Grand United Theory (GUT) that holds all of this together.

Physicists have long searched for a Grand Unified Theory that will tie together the fundamental forces that hold our world together. A Grand Unified Theory in the world of physics is all about bringing together the strong nuclear force, the weak nuclear force, and the electromagnetic forces together under the one roof. The corollary with safety is trhe brining together of the four areas of interest to us in this book. Namely the individual, the leader, the system and workplace culture. A question I seek to answer here is ‘In the world of safety, what is the simple, basic, underlying stuff that we simply need to get right?’

Since Routledge published my book Simplicity in Safety Investigations in 2017, I have researched in detail well over a hundred books and papers by safety thinkers of the past, the present and a few that point to the future, in order to extract from them information and data that helped me solidify my ideas and thoughts on the GUTs of Safety. I have also had lots of conversations with safety professionals and leaders in the various countries in which I work.

My Grand Unified Theory of safety is best described by a set of individual characteristics, distinctions, attributes or traits that can permeate through the workforce at all levels. It talks to each viewpoint of; the individual, leaders and leadership, the systems we use and the culture of the workplace. It is evidenced by a state where, driven through strong relationships, everybody::

• Understands their ‘Why’,
• Chooses and displays their attitude,
• Adopts a growth mindset – including a learning mindset,
• Has a high level of understanding and curiosity concerning Work-As-Done, Work-As-Normal and Work-As-Written,
• Understands their own and others’ expectations,
• Listens generously,
• Understands the limitations and use of Situational Awareness,
• Plans tasks using tools such as the Efficiency-Thoroughness Trade-Off (ETTO), Risk Intelligence, and a suitable wariness for the effectiveness of controls,
• Controls risk,
• Applies a non-directive coaching style to interactions,
• Has a Resilient Performance approach to systems development,
• Is preoccupied with failure, and
• Adopts an authentic leadership approach when leading others.

Using the above as a framework for being, thinking and behaving, individuals and leaders at all levels in the organization will be internally driven to set up work, procedures, systems, behaviours, practices, processes and routines that align with these attributes. It is through their consistent and interrelated application that the workplace culture will manifest, great systems will be developed, leaders’ behaviours will emerge and individuals will thrive.

It is important to treat the GUTs of safety, not as a checklist of things to rote learn and do in a particular order. They are best treated as one would a complex system. It is the interrelationships, the integration, the merging, melding and intermingling of the thirteen attributes that will make them work best. And will continue to make sure we do the things that help us make things go right.

The GUTs of Safety will explore each of these attributes in detail, talk about barriers to their effective use along with remedies, discuss some leader’s practices and routines, how to measure effectiveness of the attributes and also a discussion about how to use the elements of the GUT as a framework for exploring and understanding workplace safety incidents.

Here is a bit of a summary of each of the elements of the GUTs of Safety:

Understands their ‘Why’:
The more we understand our ‘Why’, the more we are able to be ourselves, and the more we are able to be ourselves the more effective we become as human beings. Feeling, expressing, believing, expressing and engaging in our authentic selves, powers our effectiveness.

Chooses and displays our attitude:
Once we get our ‘Why’ – the reasons why we do what we do, we are in a better space to be able to choose how we react to the work that is required of us to undertake. We can choose our attitude – whether we pick a positive attitude, or whether we pick a negative attitude. The choice we make can result in a huge difference to how we perceive the task at hand and how others perceive us as we undertake the task.

Adopts a growth mindset – including a learning mindset:
When we have a growth mindset we understand that we can learn, change, adapt, improve and generally stay on the journey to being the best we can be. When we have a fixed mindset, we tend to feel limited, that we are at the level we can attain in the world, there is nothing else we need to learn, and that that is simply the way it is. We explore how we can help move people from a fixed mindset to a growth mindset.

Has a high level of understanding and curiosity concerning Work-As-Done, Work-As- Normal and Work-As-Written:
As a leader, we tend to have opinions about how work is done in our patch. We often write down rules, procedures, standard ways of working, ‘safe systems of work’ et cetera and then we believe that this is how the work is then being undertaken. In the real world, however, the way that work actually gets done (WAD) does not always match how we think it is being done (WAW). Sometimes an individual does something that is different to what everyone else is doing and sometimes the way the work is normally done by many in the group (WAN) does not match how the written method or procedure has it being done. Leaders need to be curious about all three.

Understands their own and others’ expectations:
We all have expectations – of ourselves and of others. We all need to have a shared view of how expectations can be formed, shared, understood and translated into behaviours and conversations. As an example in the book, I share my thoughts on expectations regarding the creation, use of, and management of procedures – following accurate procedures thoughtfully works for me.

Listens generously:
Listening is the most important skill a leader can possess – it is an art and a skill that can be learned and practiced. Generous listening is all about paying attention to, being curious about, and otherwise focusing on the person being listened to, rather than having the focus on what the person doing to the listening wants to hear.

Understands the limitations and use of Situational Awareness:
We, as human beings, are not capable of keeping an eye on everything that is going on around us – it is simply not possible. Deciding what to keep an eye on and how to keep an eye on it are key to using situational awareness here. Aligning mental models before, during and after an activity is super-important.

Plans tasks using tools such as the Efficiency-Thoroughness Trade-Off (ETTO), Risk intelligence, and a suitable wariness for the effectiveness of controls:
One activity that links together the ideas of the ETTO, Risk Intelligence, and Chronic Unease, is one that we all do all the time and is essential to getting things done in the workplace – that is the practice of planning. Planning is one of the foundation elements of getting the creation of safe work right. We have to strike a trade-off between being efficient and being thorough in all things, including our planning.

Controls risk:
Controlling risk is a balance of people trying to keep in mind; why they doing what they’re doing; what the level of situation awareness is; what their level of risk awareness is; what their mental models are; what they put into their planning activities; what the risk control measures they choose (hierarchy of control for example); their expectations regarding failures; preserving options; being mindful; and of course what tools and equipment, procedures and systems they need to use.

Applies a non-directive coaching style to interactions:
Coaching, and using a coaching style in management, is such a wonderful way of making a profound and positive difference in helping people bring out the best in themselves.

Has a Resilient Performance approach to systems development:
One effective way of building sound and useable systems is to apply the lens of resilience over the creation of the system as you create it. I want to convey resilience in its positive light, so have tweaked the definitions a bit, hopefully without losing any of the impact: Resilience Engineering is all about: Knowing what to do when things start moving away from going right; Knowing what to look for or being able to monitor things that need to be in place to ensure things go right; Knowing what has happened and being able to learn from the experience; And Knowing what to expect or being able to anticipate developments into the future.

Is preoccupied with failure:
When things are going well, leaders should worry. When things are going not so well, leaders should worry. Leaders need not be obsessed by what could go wrong, they just need to be preoccupied with it…

Adopts an authentic leadership approach when leading others:
True effective, caring, powerful and sturdy leadership is all about people being themselves only more so. Leadership is about setting context, direction, purpose and the ‘Why’ of work. Leadership is all about being authentic, about leaders being themselves, with their stories, their backgrounds, their foibles and their failures. Intent-based authentic leadership and a strong motivation to help their peers and teams to be the best they can be is most assuredly the way to go.